Un des défis récurrents que j’observe chez les dirigeants, c’est d’avoir le réflexe de remplir leur horaire à ras bord. Leurs rendez-vous et réunions sont l’un à la suite de l’autre et sans pause entre chacun. Ils ont adopté un style de gestion « porte ouverte » alors ils sont régulièrement interrompus par toutes sortes de questions et de demandes. Ils ont souvent l’impression d’être en retard dans leurs priorités et leurs tâches, car ils ne leur restent pas vraiment de temps dans leurs journées pour les faire avancer, tellement ils ont un horaire surchargé et demeurent disponibles pour les autres.
Le réflexe s’est développé petit à petit, ce réflexe est devenu une habitude et cette habitude est devenue la norme. Alors, graduellement, il est devenu normal pour eux de se rattraper en soirée ou pendant les week-ends. Est-ce que vous vous y reconnaissez?
Vos réflexes sont issus d’une bonne volonté et de belles valeurs. Cependant, appliqués à l’année, ils vous nuisent, car vous vous retrouvez à travailler davantage sur les priorités et les besoins des autres que sur vos propres priorités. Comme dans tout, la modération et l’équilibre ont bien meilleur goût!
Si vous cherchez à devenir plus efficace et à vous sentir en avance et non en retard dans vos mandats, posez-vous les questions suivantes : à quoi suis-je occupé la majorité du temps? De quoi est rempli mon temps de semaine en semaine? Et quelles sont les interruptions qui m’enlèvent le plus de temps?
Je vous rappelle que vous avez le pouvoir et même la responsabilité de vous assurer que votre agenda vous permette de travailler sur vos dossiers et vos priorités. Ce qui veut dire que vous devrez probablement l’épurer et savoir dire non à :
- Une porte toujours ouverte. Si vous êtes de ceux qui ont à gérer la circulation dans votre bureau, c’est que vous êtes trop disponible. Apprenez à repérer les moments où vous êtes le plus efficace et gardez ces fenêtres de temps pour vous. Ensuite, vous rouvrirez votre porte. C’est votre responsabilité d’éduquer vos employés à des méthodes de travail efficaces.
- Des rencontres où vous n’avez pas vraiment besoin d’y être. C’est une erreur de vous sentir indispensables partout et en tout temps. Apprenez à responsabiliser davantage votre relève en leur demandant d’y être à votre place.
- Déléguer des tâches et des responsabilités qui peuvent être reprises par vos employés, quitte à bien prendre le temps de préciser vos attentes et vos besoins lors d’une première délégation et acceptez que leurs façons de faire ne soient pas exactement comme les vôtres. Il y a plusieurs chemins qui mènent à Rome, l’important c’est de s’y rendre.
- Négocier et même reporter certains objectifs et certaines priorités, car les ressources, le temps de l’année, les finances, le moral des troupes, etc., ne le permettent pas pour le moment ou tout simplement parce que de nouvelles priorités sont apparues et l’on se doit de changer le focus.
- De nouveaux projets, partenariats, engagements qui viendraient vous demander encore plus de temps, de tâches, de rencontres, de suivis, etc. Lorsque l’assiette est pleine, on cesse d’en rajouter, car vous allez laisser tomber quelques morceaux en chemin et vous laisserez des dégâts derrière vous, parfois bien inconsciemment.
Avez-vous déjà tenté de prendre une bonne grosse poignée de popcorn et de la porter à votre bouche? Combien de popcorn finissent réellement dans votre bouche et combien en avez-vous laissé tomber en cours de route? Eh bien c’est le même principe pour les tâches et les responsabilités : plus vous en prenez, plus vous augmentez les chances de ne pas tous les mener à bien et c’est un grand risque à prendre, car il en va de votre crédibilité et de la confiance qu’ont les gens envers vous.
Il en va aussi de votre santé physique et émotionnelle. De votre qualité de présence et d’écoute. De votre niveau de patience et de collaboration. De votre capacité à créer et à innover. De votre équilibre de vie et de votre niveau de satisfaction envers vous et votre travail. Plus vous vous entêterez à vouloir remplir vos agendas à ras bord, plus vous vous mettrez en situation de vulnérabilité et d’insatisfactions.
Cette semaine, je vous invite donc à vous arrêter et à faire le bilan de ce que vous avez tendance à mettre à votre agenda : est-ce qu’il y a suffisamment de plages de temps réservées pour VOS priorités? Pour planifier efficacement? Pour réfléchir avant et après vos réunions? Pour créer? Pour faire vos suivis? Pour rencontrer votre personnel? Pour déléguer? Pour les interruptions? Pour prendre de l’avance? Pour prendre des vacances et des moments de ressourcement?
Dès maintenant, soyez proactif, ciblez-en moins dans une semaine et voyez combien vous serez en mesure d’en faire plus, avec en bonus, un plus grand sentiment de satisfaction et de sérénité!
Passez une semaine efficace!
Chaleureusement,
Chantal
