Je me fais souvent demander par mes clients comment faire pour être efficaces en réunion. Ils s’aperçoivent que pour certains de leurs employés, les réunions sont perçues comme des corvées et pour d’autres, une perte de temps.
Pourtant, les réunions sont un outil en or pour gagner du temps et être plus efficace. Je vous propose donc quelques éléments importants à considérer si vous désirez revoir l’impact que vous voulez donner à vos réunions :
1. Idéalement, toujours tenir vos réunions aux mêmes journées/mêmes heures : cela permet un ancrage et une constance dans l’esprit des gens. De par le fait même, l’équipe et l’organisation se mettent en priorité car elles ont toujours un espace qui leur est réservé pour les faire évoluer. Faites en sorte que la récurrence soit aussi le reflet de vos réels besoins. Par exemple, est-ce que vous avez besoin d’une réunion de 2h00 aux 2 semaines ou une réunion d’1h00 aux semaines ou une réunion de 3h00 aux mois?
2. Clarifier les intentions de la réunion : cela peut sembler banal mais il est essentiel de vous poser la question « Que voulons-nous créer lors de cette réunion? » et « Avec quoi voulons-nous repartir de cette réunion? ». Vos réponses permettront que le contenu de la rencontre reflète vos réelles priorités, ce qui vous amènera à être plus productifs, focalisés, organisés et cela favorisera l’imputabilité des joueurs invités.
3. Vous donner un ordre du jour spécifique et bénéfique: votre contenu doit refléter les sujets qui vont faire avancer vos objectifs et les résultats souhaités donc, vos intentions citées plus haut. Il vous faut donc faire du ménage si vos réunions ne sont rendues que des moments d’échanges d’informations car ces informations peuvent être transmises autrement et elles vous font perdre un temps fou à être productif et créatif. Cela coûte très cher à une organisation de mobiliser, par exemple, 5 à 10 gestionnaires pendant 3 heures si ce n’est que pour partager des informations ou effleurer des sujets sans pour autant prendre action. Soyez responsable, maximisez ces moments privilégiés pour développer des stratégies d’actions, des pistes de solutions et repartir avec des engagements fermes de la part des gens impliqués.
4. Cibler des temps déterminés pour chaque point et nommer un gardien du temps : il est important d’évaluer le temps que vous désirez investir sur chaque point si vous souhaitez être efficace et faire avancer vos dossiers. Petit conseil : soyez réaliste. Les gestionnaires ont tendance à sous-estimer ou surestimer la durée car ils sont trop sur le « pilote automatique » dans le déroulement de leurs réunions. Vous amenez un sujet chaud? Prévoyez plus de temps pour aller au fond des choses et au besoin, retirez du contenu qui peut attendre. Choisissez vos priorités soigneusement et reportez-vous à vos intentions, cela vous aidera à choisir ce qui est réellement important.
Il est tout aussi important que quelqu’un soit responsable de la gestion du temps de chaque point pour s’assurer que vous respectiez vos engagements et que vos réunions ne s’éternisent – ce qui fait radicalement baisser le niveau de motivation de vos joueurs! Habituellement, ce n’est pas celui qui dirige la réunion qui garde le temps car celui-ci doit mettre son focus sur le contenu et les intentions de la rencontre. Une bonne formule pour sensibiliser chacun à l’importance du temps et au respect de l’ordre du jour est de nommer quelqu’un de différent à chaque rencontre.
5. Assurez-vous de toujours repartir avec des engagements, des actions à poser et des échéanciers : les raisons d’être des réunions sont de se mettre au même diapason, clarifier, planifier, aller de l’avant dans nos défis et objectifs, mobiliser les troupes, innover dans nos façons d’être et de faire et se célébrer. Assurez-vous donc de toujours faire en sorte que les actions à poser en quittant la réunion sont claires pour tous, avec un calendrier d’échéances, incluant les suivis. Cela suscitera davantage l’engagement de chacun et vous élèverez ainsi vos standards opérationnels. Je vois trop souvent un désengagement à aller aux réunions par manque de stimulation et de suivis de la part des dirigeants. Rappelez-vous qu’une réunion n’est pas à sens unique; ce sont des moments parfaits pour mettre au jeu les talents et la matière grise de vos ressources!
6. Ne vous donnez jamais l’excuse du manque de temps pour annuler vos réunions : si vous avez la fâcheuse habitude de reporter ou d’annuler vos réunions par manque de temps, vous allez toujours tomber dans ce piège et vous mettez ainsi l’organisation/l’équipe en péril. Vous manquez de temps? Vous devez travailler sur VOUS et vos défis à bien planifier et vous organiser. Vos réunions sont un outil pour gagner du temps, prévenir, planifier, être proactif, créatif et productif lorsqu’elles sont bien orchestrées. Une équipe qui n’a pas de moments de rencontres pour être à l’affût de ce qui se passe, pour s’exprimer sur un défi, pour contribuer à l’avancement des activités de l’organisation est une équipe désengagée dans le temps, qui ne ressent pas de connexion avec son environnement/son supérieur immédiat et qui aura tendance à s’exprimer ailleurs…ce qui ne se fera pas toujours dans l’élégance et aux bonnes personnes.
Cette semaine je vous invite donc à revisiter vos façons d’être et de faire et engagez-vous à faire de vos réunions un moment privilégié où les intentions, le contenu et les talents favoriseront et maximiseront les succès de votre équipe et de votre organisation!
Bonnes réunions!
Chaleureusement,
Chantal
