Est-ce que la rétroaction fait partie de vos outils de gestion? Savez-vous quoi dire, quand le dire et comment le dire lorsque vous voulez voir un changement chez un employé, collègue ou patron?
Une saine communication reste un défi pour les gestionnaires et cadres d’aujourd’hui. Il faut une bonne dose de confiance en soi pour avoir le réflexe de donner de la rétroaction au fur et à mesure que l’on observe des situations non désirées. Et pourtant, c’est là une des clés essentielles au développement du plein potentiel des individus! Et, à titre de leader, c’est un de vos rôles principaux de voir et de contribuer au développement de vos employés.
Un des freins que j’observe chez les gestionnaires est le manque de savoir par rapport à comment donner de la rétroaction. On s’imagine que parce que la personne détient un rôle de gestionnaire elle devrait automatiquement savoir comment accompagner adéquatement son personnel. Grave erreur!
Alors pour vous faciliter ce rôle, voici des exemples de ce qui peut être fait pour vous sentir en confiance lorsque vous aurez à donner de la rétroaction à quelqu’un :
1. Clarifiez l’objectif de votre rencontre : il est important de souligner que la première action à poser est de déterminer votre intention. Quelle est l’intention que vous avez derrière le fait d’offrir de la rétroaction à cette personne? Que voulez-vous créer? Que désirez-vous comme résultat à la fin de la rencontre? C’est ce que vous partagerez en premier avec la personne concernée.
2. Identifiez des exemples concrets : lorsque vous donnez de la rétroaction, préparez-vous adéquatement en identifiant 2 à 3 exemples de comportements, attitudes et résultats qui n’étaient pas à la hauteur des attentes pour ce poste (faits observés et mesurables).
3. Décrivez les impacts : sachez faire voir et prendre conscience à la personne les différents impacts des comportements, attitudes et résultats actuels. Les gens ne sont que très rarement de mauvaise foi – souvent, ils n’ont tout simplement pas conscience du « big picture » et ne sont pas toujours au courant des effets de leurs comportements et des résultats sur les autres personnes/départements.
4. Clarifiez vos attentes : soyez clair et précis quant aux attentes de comportements, d’attitudes et de résultats que l’organisation a besoin de la part de la personne qui occupe ce poste. Encore une fois, soyez très précis en ce qui concerne le savoir-être et le savoir-faire souhaités avec des exemples concrets et mesurables.
5. Ciblez un plan d’action immédiat : à cette étape, faites parler la personne en lui demandant ce qu’elle compte faire à partir de maintenant pour remédier à la situation. Ce n’est pas à vous de cibler le comment, mais bien à la personne concernée. Vous augmenterez ainsi son degré d’engagement et d’imputabilité face aux résultats de ses actions.
6. Faites une entente : une fois que le plan d’action est ciblé et que les attentes sont clarifiées, faites une entente sur ce qui a été décidé. Ce peut être une poignée de main comme une signature des 2 parties au bas du plan d’action. C’est selon votre besoin et les procédures de l’organisation.
7. Décidez d’une rencontre de suivi : il est essentiel de vous donner une rencontre de suivi 3 à 4 semaines après la rencontre de rétroaction. Vous discuterez de ce que vous aurez observé comme changements de part et d’autre et vous vous entendrez sur ce qui a bien fonctionné et sur ce qui reste à travailler. Au besoin, donnez-vous une série de rencontres pour vous assurer que cette démarche et ces attentes sont importantes et font partie prenante d’une démarche d’évaluation de la performance.
Idéalement, les rencontres de rétroaction se font lorsque les parties ont du temps et ne sont pas préoccupées par autre chose qui vient tout de suite après la rencontre. Il est important que la rencontre ait lieu dans un endroit confidentiel (souvent le bureau de celui qui convoque la rencontre) et la majorité du temps, on recommande vers la fin de la journée et de la semaine. Ainsi, la personne a le temps de « digérer » l’information et n’est pas distraite par le lot de travail à faire durant le reste de la journée ou de la semaine.
En espérant que ce petit guide vous permette d’être à votre meilleur lors de vos prochaines rencontres de rétroaction!
Sachez que de savoir donner de la rétroaction est un art qui s’apprend et se pratique et ceux qui participeront à la prochaine Clinique de coaching® bénéficieront de ce savoir-faire, car c’est le sujet de notre deuxième matin de formation!
Bonnes rétroactions!
Chaleureusement,
Chantal
