Comment gérez-vous votre messagerie électronique?

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En ce début d’année j’ai déjà eu quelques conversations de coaching avec mes clients sur les irritants que leur cause la gestion des courriels. Ils sont bombardés de messages quotidiens, leur boîte courriel est une longue série de messages non lus ou non répondus, plusieurs de ces messages ne les concernent pas vraiment et ils ont constamment le sentiment qu’ils ont du retard à rattraper et qu’ils n’en verront jamais la fin. Bref, c’est un irritant majeur qui ouvre la porte toute grande au stress et aux fuites d’énergies!

J’ai donc pensé que ces quelques rappels et stratégies pourraient vous aider à reprendre le contrôle de la gestion de votre messagerie car avant tout, il faut se rappeler que votre logiciel de messagerie (Outlook ou autres) est un outil de gestion et que c’est à vous d’apprendre à maximiser son utilisation :

Que connaissez-vous des fonctions de votre logiciel de messagerie? Sentez-vous que vous exploitez ses possibilités à 100%? Il serait bon de prendre le temps de le revisiter et de découvrir tout ce qu’il peut faire pour vous aider à mieux gérer votre planification et la gestion de vos tâches. Il y a quelques temps j’ai suivi une formation sur Outlook et j’ai été fortement surprise de tout ce que je pouvais faire avec cet outil et cela m’a vraiment aidé à simplifier la gestion de mon quotidien!
Saviez-vous qu’en commençant votre journée en ouvrant votre boîte de messagerie vous commencez votre journée en travaillant sur l’agenda des autres et non le vôtre? Et en priorisant l’agenda des autres vous venez de sabrer dans le temps qu’il vous reste pour mettre vos énergies sur vos priorités! Vous devez apprendre à bien doser le temps que vous passez sur votre agenda et celui des autres.
Saviez-vous que les experts en organisation suggèrent d’ouvrir votre boîte de courriels 4 fois/jour maximum? À vous de repérer les moments idéaux pour vous! De mon côté, je prends connaissance de mes courriels à 9h00 (après que j’aie passé au moins de 1h à 2h00 sur mes priorités) et je me donne environ une trentaine de minutes pour répondre à tout. Ensuite, vers 11h, 13h30 et 15h30 j’ouvre Outlook à nouveau et dès que j’ai terminé de faire mes suivis je le ferme toujours pour ne pas être distraite par les courriels entrants durant la journée. Cette formule me permet d’être à jour et de terminer mes journées la tête en paix.
Habituez-vous à commencer votre journée en ouvrant votre calendrier plutôt que vos courriels : vous ramenez ainsi votre focus sur VOTRE agenda, VOS priorités et VOS échéanciers. Votre rôle est de prioriser vos priorités et de vous mettre des blocs de temps au calendrier pour organiser consciemment l’espace (le temps) à votre disposition. Rappelez-vous que vous n’êtes jamais victime du temps : vous êtes victime de vos habitudes! Quelles habitudes avez-vous besoin de transformer en 2014 pour être plus performant avec votre gestion de l’espace?
S’il vous plaît….faites-vous une grande faveur en 2014 : demandez de cesser qu’on vous mette en copie-conforme sur tout. Lorsqu’on parle de mauvaises habitudes, c’en est une! Identifiez les sujets et/ou étapes sur lesquels vous désirez être informés et éduquez les gens sur ce qui est réellement une priorité pour vous. Apprenez à lâcher-prise si vous avez des tendances contrôleuses : vous vous rendrez service en libérant votre boîte de messagerie et vous démontrerez plus de confiance en vos employés qui vous en seront reconnaissants.
Finalement, faites-vous une autre grande faveur cette année : désactivez les fonctions de sonnerie, d’alarme et de « pop-up » des courriels. La majorité des gens s’habitue à voir entrer continuellement leurs courriels avec en bonus une petite cloche qui sonne à toutes les fois qu’un nouveau message entre. C’est bien la pire interruption que l’on peut tolérer lorsqu’on parle de gestion du temps, gestion de soi et gestion des interruptions!
Imaginez-vous qu’à chaque fois que vous débutez une tâche votre téléphone sonne et vous vous empressez d’y répondre, peu importe ce que vous êtes en train de faire : quelle est la somme de travail que vous accomplirez si vous persistez à nourrir cette habitude? C’est exactement ce que vous faites lorsque vous répondez au fur et à mesure qu’un courriel entre… En 2014 prenez les moyens pour éliminer vos distractions et enlevez tout ce qui sonne (à moins d’une urgence et encore faut-il redéfinir ce que veut dire « urgence ») et vous empêche de faire avancer vos priorités!