La gestion des priorités reste encore aujourd’hui un défi et une priorité pour les gestionnaires. Entre la quantité massive de courriers électroniques à gérer, les innombrables réunions auxquelles ils doivent participer et la gestion dite « porte ouverte », je les entends souvent me partager à quel point ils n’ont plus de temps pour travailler sur leurs dossiers et objectifs. Malgré toutes leurs bonnes intentions, ils s’enlisent à mettre leur focus sur les urgences et non sur ce qui est important.
La première fois que j’ai entendu parler de la distinction entre l’urgent et l’important a été par le biais des écrits du Dr. Stephen R. Covey, auteur à succès de « Les sept habitudes des gens efficaces » et « Priorité aux priorités ». Le Dr. Covey fait la distinction entre ce qui est IMPORTANT et URGENT (réf. les 4 cadrans de la gestion du temps), et nous invite à mettre davantage nos efforts quotidiens dans le cadran IMPORTANT (le 2è cadran) car c’est celui-ci qui rentabilise davantage les retombées de nos actions et qui permet l’atteinte des objectifs.
C’est aussi dans ce cadran que vous allez prévenir une foule d’irritants et de problèmes pour lesquels vous ne viendrez pas à bout si vous persistez à passer la majorité de votre temps dans le cadran URGENT. D’où l’importance d’accorder religieusement de l’espace dans son agenda hebdomadaire aux activités et actions importantes.
Mais quelles sont ces actions importantes ? En voici quelques exemples :
- Planification (jours, semaines, mois, années)
- Préparation et rédaction (dossiers, réunions, projets courants et à venir)
- Réflexion (analyses, constats, prise de décisions)
- Délégation
- Supervision et rétroaction
- Suivis (employés, dossiers)
- Nourrir ses relations (supérieur immédiat, employés, collaborateurs, clients, fournisseurs, famille, amis, etc.)
- Mettre à jour les politiques et procédures
- Développement des affaires
- Recréer ce qui est désuet et non-efficace (façons de faire et d’être)
- Prendre soin de sa santé physique et émotionnelle (exercices, alimentation, rire)
- Développement personnel et professionnel (lectures, cours, développement des compétences)
Combien de temps accordez-vous hebdomadairement à ces actions importantes? Est-ce que ces blocs de temps sont à votre agenda? Les respectez-vous?
Si vous constatez que cette liste ne reflète pas la majorité de vos heures de travail, je vous invite à revoir vos mécanismes et habitudes car vous perdez un temps fou à réagir aux événements plutôt que de mettre vos énergies aux actions qui rapportent réellement.
Est-ce que ça veut dire de ne jamais être en mode urgence? Bien sûr que non. Certaines situations sont à la fois urgentes et importantes. Cependant, Dr. Covey nous invite à n’y passer que de 20 à 25% de notre temps. À travers ses recherches, il a découvert que la majorité des organisations passent de 50 à 60% de leurs énergies à ce qui est urgent mais non important (ex : gestion des courriels, interruptions en continu, réunions désuètes, etc.)!
Il a cependant découvert que les organisations les plus performantes ont investi de 65 à 80% du temps et d’énergie sur les activités importantes mais non urgentes. Tandis que la moyenne des entreprises y passe 15% du temps! La bonne nouvelle est qu’il y a amplement de place à l’amélioration.
Une organisation, un gestionnaire, des employés qui vivent dans l’urgence perdent éventuellement le focus sur ce qui est réellement important. Connaissez-vous ce qui est réellement important au sein de votre organisation? Votre département? Votre équipe? Votre rôle?
Plus vos priorités seront clairement définies et plus vous définirez clairement ce que veut dire « important » pour votre organisation, votre département, votre équipe et votre rôle, plus vous serez en mesure d’investir votre temps, vos talents et vos énergies dans les actions qui feront avancer plus rapidement et efficacement la réalisation de vos objectifs.
Exercice du coach :
Cette semaine, je vous invite à cibler ce qui est réellement important d’ici les vacances de Noël. Quelles sont vos réelles priorités? Petit truc, ne ciblez pas plus que trois priorités prioritaires car c’est lorsque vous êtes irréalistes dans vos attentes que vous retombez dans l’urgence.
Ensuite, clarifiez les conversations, les actions et les décisions à mettre en œuvre immédiatement pour que vous puissiez passer entre 65 et 80% de votre temps dans l’important et goûter à une efficacité renouvelée.
Bonne réflexion et inspiration!
Chaleureusement,
Chantal
