Que préconisez-vous comme mécanismes de communication au sein de votre organisation? Quelles en sont les fréquences? Et de quoi sont-ils constitués?
Et la question qui tue : lorsque le rythme de travail s’accélère, avez-vous tendance à les mettre de côté, faute de temps?
La rencontre d’équipe est un bel exemple de canal de communication. C’est un outil puissant mais malheureusement, j’entends trop souvent les gestionnaires utiliser l’excuse du temps comme raison de reporter ou de carrément annuler la réunion d’équipe hebdomadaire ou mensuelle prévue à l’horaire. Elle ne cadre plus dans les priorités à cause d’un imprévu ou d’une autre priorité et pourtant… elle est une priorité prioritaire.
Les gestionnaires aguerris savent reconnaître l’importance et surtout les impacts générés par ces rencontres d’équipes. Elles servent de levier à plusieurs niveaux. Entre autres, elles permettent de:
- Partager des informations pour clarifier, rassurer, prévenir, susciter l’intérêt et la proactivité
- Clarifier à nouveau la vision, les valeurs et les priorités pour aligner, mobiliser et se mettre au défi
- Faire part des intentions, des objectifs et des attentes pour maximiser la planification, l’engagement, l’innovation et l’imputabilité
- Créer et nourrir les relations, la confiance, le leadership, l’entraide et le plaisir
- Prendre le pouls afin de prévenir les irritants, les sources de conflits et les erreurs
- Agir rapidement sur les défis et soutenir les troupes dans les moments plus difficiles
En bref, elles vous permettent de gagner du temps, solidifier votre équipe et diminuer les coûts de touts sortes! Alors, la prochaine fois que vous aurez tendance à faire déplacer ou annuler la rencontre, demandez-vous quels seront les coûts liés à votre décision. Cette habitude est trop facile à prendre et lorsque vous l’avez commencée, elle est difficile à changer. Pour identifier les coûts potentiels à ne pas avoir de rencontres d’équipe régulières, je vous invite à revisiter les points cités ci-haut et les imaginer dans le scénario contraire.
Il est cependant important de préciser que la forme et le contenu (ordre du jour) de ces rencontres se doivent d’être réfléchis, organisés, efficaces et gérés dans le temps par un leader qui sait respecter les objectifs et le temps de ces rencontres.
Requête du coach :
Cette semaine, je vous invite à revisiter les intentions et le contenu de vos rencontres afin de maximiser leur efficacité et leurs impacts :
- Que veux-t-on atteindre via ces rencontres?
- Avec quoi désire-t-on voir les gens repartir?
- Quels sont les sujets/angles à couvrir qui nous permettrons de faire avancer nos priorités/objectifs?
- Quelles sont nos attentes face aux participants?
- Comment partageons-nous ces attentes clairement?
- Que veut-on évaluer et mesurer lors de ces rencontres?
- Quels outils de travail avons-nous besoin de mettre en place pour maximiser la responsabilité et l’imputabilité de chacun lors de ces rencontres et après?
- Comment procède-t-on entre ces rencontres pour bien jouer notre rôle de leader et de supervision ?
- Avec quoi voulons-nous démarrer et conclure la rencontre pour s’assurer de son bon déroulement ?
- Qui est la meilleure personne pour l’animer et la diriger?
Bonnes rencontres!
Chaleureusement, Chantal
